FAQs zu Dienstreisekosten

Wie hoch ist das Tagesgeld, das ich bei einer Fortbildungsreise bekomme?

75% der Betrages, der bei einer Dienstreise (siehe 1. Frage) erstattet wird.

Wann handelt es sich um eine Dienstreise und wann um eine Fortbildungsreise?

Reisen zum Zwecke der Fortbildung sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.

Dienstreisen und Dienstgänge umfassen das Dienstgeschäft und die zu seiner Erledigung notwendigen Fahrten und Gänge.

Wie teuer darf mein Hotelzimmer sein?

Ausland: 
Eine Liste zu den aktuell gültigen Auslandstagegelder finden Sie hier.

Wann werden Hotelrechnungen nicht komplett erstattet?

Bei Arbeitgeberveranlassung (=Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt) erfolgt eine ungekürzte Zahlung der Übernachtungskosten. Dafür wird beim Tagegeld ein Einbehalt von 20% als Frühstücksanteil verrechnet.

Ohne Arbeitgeberveranlassung werden die Übernachtungskosten um die in der Rechnung angegebenen Kosten für das Frühstück gekürzt.

Wird bei Fortbildungsreisen die Übernachtungspauschale gezahlt?

Nein! Es werden nur tatsächlich angefallene Übernachtungskosten erstattet.

Habe ich bei der Reise dienstlichen Vollkaskoschutz, wenn ich mein privates Kraftfahrzeug benutze?

Der Vollkaskoschutz ohne Selbstbeteiligung besteht nur bei einer Dienstreise, wenn das private Kraftfahrzeug mit triftigen Gründen benutzt wird.

Bei Fortbildungsreisen besteht generell KEIN dienstlicher Vollkaskoschutz!

Kann ich bei der Fortbildungsreise die 1. Klasse benutzen?

Es können nur die Kosten für die 2. Klasse erstattet werden.

Werden Parkgebühren bezahlt?

Parkgebühren werden nur erstattet, wenn bei Benutzung eines privaten PKW triftige Gründe anerkannt worden sind.

Müssen unentgeltlich zur Verfügung gestellte Mahlzeiten unbedingt angegeben werden?

Unentgeltlich gewährte Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) müssen in der Reisekostenabrechnung immer angegeben werden.

Welche Beförderungsklasse darf ich bei Flugreisen benutzen?

Dienstliche Flugreisen sind im Sinne des Klimaschutzes und der Vorbildfunktion der Staatsverwaltung möglichst zu vermeiden, wie im Ministerratsbeschluss festgehalten.

• a) Inlandsflugreisen

Im Falle einer unvermeidbaren Inlandsflugreise sind nur die Flugpreise der Touristen- oder Economyklasse erstattungsfähig.

• b) Auslandsflugreisen

Bei Flugreisen innerhalb Europas sowie anderen bzgl. der Flugzeit vergleichbaren Flügen sind nur die Kosten für das Benutzen der Economy-Klasse erstattungsfähig. Bei sonstigen außereuropäischen Flügen kommt eine Erstattung bis zu den Kosten für das Benutzen der Business-Klasse in Betracht.

Können Dienstreisen mit Privatreisen verbunden werden?

Dienstreisen können mit privaten Aufenthalten verbunden werden. Die Reisekostenvergütung ist in diesen Fällen so zu bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Aufgrund der kurzfristigen Schwankungen von Flug-, Bahn- und Hotelpreisen ist von Dienstreisenden ein zum Zeitpunkt der Buchung eingeholtes Vergleichsangebot vorzulegen.

Was ist beim Deutschlandticket zu beachten?

Eine Erstattung ist nur möglich, wenn eine vorherige Genehmigung durch die Dienststelle vorliegt. Mit dem Dienstreiseantrag ist ein Vergleichsangebot vorzulegen. Aus diesem muss hervorgehen, dass es sich beim Deutschlandticket um die wirtschaftlichste Variante handelt.

Wie ist eine BahnCard Business zu beantragen?

die Deutsche Bahn hat ihre Beförderungsbedingungen dahingehend geändert, dass für den Erwerb und die Nutzung der BahnCard Business die Reisenden zwingend ein geschäftliches Kundenkonto bei der Deutschen Bahn eröffnen müssen

Hinweise zu diesem Thema finden Sie hier.

Was ist bei der Zeiterfassung zu beachten?

Bitte nutzen Sie das Formular zur Korrekturbuchung. Es ist nicht gestattet, sich auf Dienstreisen online einzubuchen.

Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Dienstgang?

• Dienstreise: Eine Reise zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, z.B. Besprechungen oder Außentermine in einer anderen Stadt
• Dienstgang: Erledigung von Dienstgeschäften innerhalb des Dienstortes, aber außerhalb der Dienststätte, z.B. Behördengänge oder Besorgungsfahrten für dienstliche Angelegenheiten im Auftrag des Vorgesetzten innerhalb Bayreuths. Bei der Erledigung privater Angelegenheiten handelt es sich nicht um einen Dienstgang.

Was ist bei Dienstgängen erstattungsfähig?

Bei Dienstgängen sind nur die Teilnahmegebühren für Veranstaltungen erstattungsfähig.

Eine Nutzung des privaten PKW's beim Vorliegen trifftiger Gründe ist grundsätzlich möglich. Es wird allerdings ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Kostenerstattung nicht erfolgen kann. Neben der Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wird insbesondere auf die Nutzung eines Dienstfahrzeugs verwiesen. Fahrscheine zur Nutzung des ÖPNV werden im Referat III/3 ausgegeben.

In welcher Höhe sollen die Kosten für das Frühstück angegeben werden, wenn der Betrag in der Hotelrechnung nicht separat ausgewiesen wird?

Das Tagegeld wird für das Frühstück um 20% gekürzt, daher ist der Betrag (20% des für die Reise geltenden Tagesgeldsatzes) anzugeben.

Wie lautet die Großkundenrabatt-Nummer der UBT bei der Deutschen Bahn und wofür wird sie benötigt?

Wie werden Dienstzeiten während einer Dienstreise/Fortbildungsreise berechnet?

Bei ganztägigen oder mehrtägigen Dienstreisen ist für jeden Reisetag die für die Beschäftigten je-
weils geltende Sollzeit als Arbeitszeit zu berücksichtigen, soweit die Dienstreise die gesamte Sollzeit
umfaßt und die Reisezeit nach der Art des Dienstgeschäftes auf die Sollzeit anrechenbar sind. Hier-
von abweichend ist die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort als Arbeitszeit zu er-
fassen, wenn sie die tägliche Sollzeit übersteigt. Bei Dienstreisen von kürzerer Dauer gelten die Zeit
der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort sowie die Reisezeiten, soweit sie nach der Art
des Dienstgeschäftes auf die Sollzeit anrechenbar sind, als Arbeitszeit. Reisezeiten außerhalb der Regelarbeitszeit werden werktags zu einem Drittel angerechnet und am Wochenende zu zwei Dritteln.
Bei Fortbildungsreisen gilt maximal die Regelarbeitszeit Vollzeitbeschäftigter als anrechenbare Ar-
beitszeit. Reisezeiten, die außerhalb der täglichen Sollarbeitszeit liegen, können bei Fortbildungsrei-
sen nicht berücksichtigt werden.
Günstigere tarifliche Regelungen sowie beamtenrechtliche Regelungen über den Ausgleich von Rei-
sezeiten, die außerhalb der Sollzeit anfallen, bleiben unberührt.

Wann darf ich mit 1. Klasse der Bahn fahren?

Beschäftigte ab Besoldungs- bzw. Entgeltgruppe 8 dürfen für Dienstreisen die 1. Klasse der Deutschen Bahn nutzen. Bei Fortbildungsreisen wird nur die 2. Klasse erstattet.

Wo gebe ich bei der Abrechnung an, dass ein Abschlag gewährt wurde?

Bei der Abrechnung einer Reise über das Bayerische Reisemanagementsystem (BayRMS) geben Sie eventuelle Abschlagszahlungen bei den Bemerkungen an.

Wie stellen studentische Hilfskräfte einen Dienstreiseantrag?

Wie wird eine Schlussrechnung bezahlt?

Rechnungen über Seminar- oder Teilnehmergebühren (z. B. bei Dienstgängen oder Online-Veranstaltungen) können zusammen mit dem Formular "Externe Rechnung" direkt an die Buchungsstelle zur Auszahlung weitergeleitet werden.

Wie teuer darf ein Flug sein?

Es gibt keine Höchstbeträge für die Erstattung von Flugreisen, jedoch sollten immer die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG) bei der Reisebuchung berücksichtigt werden.

Während meiner mehrtägigen Dienstreise habe ich privat übernachtet. Wie muss ich hier meine Reise abrechnen?

Die Übernachtungskostenpauschale wird bei Beantragung der Reisekosten über BayRMS automatisch ausgezahlt, wenn private Unterkunft (z. B. bei Freunden oder Familie) während der Dauer des Dienstgeschäftes genutzt wurde.

Wo finde ich den Antrag auf Genehmigung einer kostenneutralen Reise?

das Formular für die Anzeige einer Dienstreise ohne Reisekostenersatz ist unter Anzeige einer Dienstreise ohne Reisekostenersatz zu finden.

Ich reise in einen Vorort einer Großstadt (z. B. Garching bei München). Wie hoch dürfen die Hotelkosten pro Nacht sein.

Übernachtungskosten können als notwendig angesehen werden, wenn folgende Höchstbeträge nicht überschritten werden:

- Orte bis 299.999 Einwohner: bis 90 €

- Orte ab 300.000 Einwohner: bis 120 €

Diese Regelung gilt auch für Vororte von Großstädten.

Übersteigen die Übernachtungskosten die Höchstbeträge, müssen Dienstreisende die Notwendigkeit im Dienstreiseantrag begründen (zum Beispiel Ausbuchung preisgünstigerer Zimmer, saisonbedingte Preiserhöhungen, zentrale Vorreservierung/ Zimmerkontingent durch den Veranstalter).

Welche Anforderungen müssen erfüllt sein um einen Mietwagen zu nutzen statt dem Zug?

Für die Anmietung von Fahrzeugen müssen sog. triftige Gründe vorliegen, wie sie vergleichbar auch für die Nutzung des privaten Kraftfahrzeuges gelten. Triftige Gründe liegen insbesondere vor, wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht benutzt werden können, notwendiges dienstliches oder angemessenes privates Gepäck ab 10 kg oder sperriges dienstliches Gepäck transportiert werden muss.

Ich möchte eine Dienstreise unternehmen. Bei einer Fahrt am gleichen Tag müsste ich um 6 Uhr morgens losfahren. Dürfte ich stattdessen schon am Vortag anreisen mit Übernachtung? 

Grundsätzlich ist es zumutbar, eine Dienstreise ab 6:00 Uhr anzutreten oder die Rückreise am Tag der Beendigung des Dienstgeschäfts durchzuführen, wenn die Reise bis 23:00 Uhr beendet werden kann.

Wie wird ein ehemaliger Professor (Emeriti), der Dienstreisen unternimmt, mit BayRMS abgerechnet? 

Ein emeritierter Professor befindet sich im Gegensatz zum „normalen“ Ruhestandsbeamten, dessen Beamtenverhältnis mit Eintritt in den Ruhestand geendet hat, noch in einem Beamtenverhältnis zum Freistaat Bayern. Dienstreisen können hier weiterhin genehmigt und abgerechnet werden. Erhält ein Professor nach dem Eintritt in den Ruhestand noch einen Dienstvertrag, kann ebenso verfahren werden. Professoren im Ruhestand ohne Dienstvertrag können über das Formblatt „Anlage zur Reisekostenabrechnung für externe Reisende“ abgerechnet werden.

Gebe ich Tagegeld auch an, obwohl ich eine Pauschale für Speisen in meiner Rechnung habe? 

Erhaltene Verpflegung ist in der Reisekostenabrechnung anzugeben und wird nach den gesetzlichen Regelungen automatisch mit dem Tagegeld gegengerechnet.

Welche Versicherung sollte man abschließen, wenn man ein Auto für geschäftliche Zwecke mietet? 

Bei der Anmietung von Fahrzeugen wird empfohlen, Vollkasko und Diebstahlschutz zu versichern (in der Regel sind diese bereits im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten). Alternative Schutzpakete (z. B. „Premium“) sind nicht erstattungsfähig.

Was habe ich für Optionen wenn ich vergessen habe die Vergleichsangebote der Zugverbindungen zu Screenshotten?

Wenn keine Vergleichsangebote mehr für den genauen Reisezeitraum eingeholt werden können, dürfen ausnahmsweise Vergleichsangebote von zumindest gleichen Wochentagen vorgelegt werden.

Muss bei einer Online-Konferenz ein Dienstreiseantrag gestellt werden?

Bei Online-Veranstaltungen handelt es sich nicht um Dienstreisen im Sinne des BayRKG, eine Beantragung ist daher nicht notwendig. Rechnungen über Teilnehmergebühren etc. können direkt zur Erstattung oder zur Begleichung an die Buchungsstelle übermittelt werden.

Wann wähle ich Mitfahrt bei Kollegen oder Dienst-KfZ aus? - Wenn z.B. 9 Personen mit dem Dienstwagen fahren, müssen dann alle 9 angeben Dienst-Kfz oder Mitfahrt bei Kollegen?

Mitfahrt bei Kollegen ist nur dann auszuwählen, wenn das private Kfz benutzt wird. Wenn ein Dienstwagen genutzt wird, ist – auch wenn man nur Mitfahrer ist – Dienstwagen anzugeben. 

 Dies gilt auch bei Mietwagennutzung.